FOT ry Freelance-graafikot
Jäsen- ja yhteystietorekisteri

Rekisterinpitäjä

FOT ry Freelance-graafikot
PL 212, 00531 Helsinki
Puhelin: 0414326373
Sähköposti: friikut@freelancegraafikot.fi
Tietosuojavastaava ja yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa:
Heikki Sallinen, FOT ry jäsenvastaava
puh. 050 5700 907
sähköposti heikki.sallinen@logopolis.fi

Henikötietojen käsittelyn tarkoitus

FOT ry Freelance-graafikot on yhdistyslain nojalla velvollinen pitämään luetteloa jäsenistään.

Jäsenrekisterin tietoja käytetään jäsensuhteiden ja järjestötoiminnan hoitamiseen: jäsenpalveluun ja -neuvontaan, palautteen käsittelyyn, toiminnan hallintaan ja kehittämiseen, yhteydenpitoon, markkinointiin ja tiedottamiseen yhdistyksen toiminnasta ja jäseneduista sekä jäsenten tunnistamiseen, sekä tietojärjestelmissä käyttöoikeuksien hallintaan ja käytönvalvontaan, raportointiin, tilastointiin ja analysointiin.

Jäsenten nimet ja sähköpostiosoitteet lisätään MailChimp-uutiskirjeohjelmaan. Ko. palvelu on sitoutunut noudattamaan EU:n tietosuoja-asetusta allekirjoittamalla Privacy Shield -sopimuksen. Lisätietoja: https://www.privacyshield.gov/welcome

Rekisteriin voidaan kerätä myös tietoja henkilöistä, jotka eivät ole jäseniä, mutta jotka liittyvät jollain muulla tavoin yhdistyksen toimintaan, esimerkiksi apurahojen saajat. Heitä koskevat samat tietosuojaperiaatteet.

Rekisterin tietosisältö ja tietolähteet

Palvelualan ammattiliitto PAM ry pitää yllä FOT ry Freelance-graafikoiden jäsenrekisteriä.

Rekisteriin voidaan kerätä henkilön täydellinen nimi, syntymäaika, kotipaikka ja yhteystiedot, ammattinimike, koulutus- ja työpaikkatiedot, jäsennumero, mahdollinen luottamustehtävätieto sekä palvelu- ja tapahtumatieto. Lisäksi FOT ry kerää tietoa jäsenten ammatillisesta toiminnasta, työhistoriasta, jäsenyyden kestosta ja jäsenmaksuista.

Jäsen- ja yhteystietorekisteriin saadaan henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään liittymissopimuksen perusteella. Lisäksi tietoja saadaan suoraan rekisteröidyltä itseltään. Tietojen laatua ylläpidetään päivittämällä henkilötietoja tietopalveluista, kuten Postin osoitetietopalvelusta.

Tietojen luovutus

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Jäsenyystietoja luovutetaan ainoastaan jäsenetujen osalta ja ainoastaan niille yhteistyötahoille, joiden tulee varmistaa jäsenyys ennen jäsenedun antamista.

Apurahansaajien tietoja luovutetaan ainoastaan kirjanpitoa sekä verohallinnon lakisääteisiä ilmoituksia varten. Luettelo apurahojen saajista julkaistaan Freelance-graafikoiden verkkosivuilla. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Tarkastusoikeus

Rekisteröity voi tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu. Rekisteröidyn tulee esittää tarkastuspyynnössä riittävät tunnistetiedot itsestään. Tarkastuspyyntö tulee toimittaa kirjallisesti allekirjoitettuna.

Tietojen oikaiseminen ja täydentäminen

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan ja täydentämään virheellisiä tai puutteellisia tietojaan sähköisesti tai kirjallisesti allekirjoitettuna tietojen oikaisupyynnöllä. Rekisteröidyn tulee esittää pyynnössä riittävät tunnistetiedot itsestään ja kuvata oikaistavat tiedot.

Rekisteröity voi pyytää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä EU-tietosuoja-asetuksen 18 artiklan mukaisesti. Rekisteröidyn tulee esittää pyynnössä riittävät tunnistetiedot itsestään ja yksilöidä rajoitettavat tiedot. Rajauspyyntö tulee toimittaa kirjallisesti allekirjoitettuna.

Henkilötietojen säilytysajat ja hävittäminen

Jäsenten henkilötieto poistetaan, kun käsittely- ja käyttötarve poistuu.

Tietoturva ja rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietojen tietoturvallisuus varmistetaan riittävin teknisin, fyysisin ja hallinnollisin suojatoimin. Henkilötietoa saavat käsitellä vain ne FOT ry Freelance-graafikoiden luottamustoimessa olevat henkilöt, jotka tarvitsevat niitä tehtäviensä hoitamiseen. Manuaalinen aineisto säilytetään erillisessä tilassa, johon ei ole vapaata pääsyä. ATK:lla käsiteltävät tiedot säilytetään tietokannoissa, jotka on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietojen käsittelyssä noudatetaan yleisiä tietosuojasäännöksiä.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä laittomiksi arvioimistaan henkilötietojen käsittelytoimista valitus Tietosuojavirastolle. Lisätietoja valitusoikeuden toteuttamisesta: www.tietosuoja.fi

Evästeet verkkosivustolla

Freelancegraafikot.fi -sivuston seurantaan käytämme Googlen Analytics -palvelua. Seurannan tarkoitus on kerätä tilastotietoa esimerkiksi sivun kävijämäärästä sekä suosituimmista sisällöistä. Evästetiedot auttavat meitä parantamaan sivustomme toimivuutta ja käytettävyyttä. Eväste (cookies) on pieni tekstitiedosto, joka tallennetaan käyttäjän tietokoneelle, kun hän vierailee sivustossa. Evästeet eivät sisällä henkilötietoja eikä niiden avulla voida suorittaa ohjelmia tai tallentaa viruksia käyttäjän tietokoneelle. Evästeet on mahdollista ottaa pois käytöstä. Jos estät evästeiden käytön selainohjelmassasi, laitettasi ei seurata, kun vierailet sivustossa. Huomioi kuitenkin, että kaikkia verkkopalveluiden toimintoja ei välttämättä voi käyttää ilman evästeitä. Poistaminen tapahtuu selaimen asetuksista. Katso tarkemmin esim.: Firefox: https://support.mozilla.org/fi/kb/poista-evasteet-poistaaksesi-verkkosivujen-tietoja